עבור עסקים קטנים ובינוניים, ניהול כספים במובן הרחב של הדברים יכול להיות ההבדל בין לשרוד לבין לחדול מפעילות.
אין מדובר רק בכספים אינם רק הכסף הנמצאים בחשבון הבנק.
גם מלאי שווה כסף.
חובות שלא גביתם, הינם כסף – הוא פשוט לא אצלכם …
ריכזנו עבורכם כמה כלים וכללים שיאפשרו לכם לבחון, לתכנן ולעקוב אחר הדברים.
תזרים המזומנים
עסקים עוסקים בכל-עת בלשווק את עצמם, למכור, לשמור על הלקוחות מרוצים, בלשלם לספקים ולעובדים ובניסיונות לחסוך כספים.
אבל את אחד מהדברים החשובים ביותר – ניהול תזרים המזומנים שלהם הם מזניחים.
הם פשוט לא עוקבים אחרי כמה כסף מזומן נכנס וכמה יצא ובעיקר מתי.
העיתוי והסנכרון בין זרימת המזומנים פנימה (התקבולים) והחוצה (התשלומים) הוא קריטי, כדי להבטיח שהעסק לא יישאר ללא מזומנים.
הדבר חשוב במיוחד אם מדובר בעסק עונתי – עסק שהיקפי הפעילות שלו ומחזור ההכנסות משתנה מהותית במהלך השנה על-פי עונות השנה.
מרבית בעלי העסקים לא מתכננים את תזרים המזומנים שלהם ופועלים "על אוטומט" – רושמים שקים ומקווים לטוב.
ניהול תזרים מזומנים, תוך מתן שימת-לב מיוחדת לעיתוי מועדי התקבולים אל מול התשלומים, יאפשר לבעלי העסק לשלוט ולנהל את כספי העסק.
חשוב לדעת
לא רק עסקים מפסידים יכולים להיקלע למצוקת תזרים – זה וודאי שזה יקרה. השאלה רק מתי זה יכריע את העסק סופית.
גם עסקים ריווחיים, שלא מנהלים נכון את התזרים שלהם, יכולים להגיע בנקודת זמן נתונה ללחץ תזרימי.
והדוגמא הפשוטה ביותר היא עסק שמשלם לעובדיו בראשון לכל חודש, אך מרבית הכנסותיו מגיעות מסליקת כרטיסי אשראי והתקבולים בגינם מגיעים ב-2 וב-8 לחודש (אלא אם נעשה הסדר אחר עם חברות כרטיסי האשראי).
די בהעברת מועד התשלום ל-9 בכל חודש (ועדיין הדבר יהיה במגבלות החוק) כדי למנוע לחץ תזרימי.
היצמדו אליה
כבר עשיתם תחזית תזרים מזומנים, הבנתם מתי נכון יותר לשחרר תשלומים, היצמדו לתוכנית.
זו מטרתה.
נהלו את החובות
כל בעל עסק חייב לדעת כי גם עסקים, הנותנים אשראי ללקוחות שלהם (על בסיס חיוב בחשבוניות) ואף רואים רווח בדו"ח רווח והפסד, אינם בהכרח רואים את הרווח במקום הכי חשוב לכך – בחשבון הבנק.
הבעייה נקראת גבייה. יותר נכון גבייה חלשה.
אל תזניחו את מצבת החובות של הלקוחות שלכם.
זה כסף שלכם שפשוט נמצא אצל מישהו אחר ולא במקום בו הוא צריך להיות ונדרש – בחשבון הבנק שלכם.
בכלל ובמיוחד כאשר אתם נקלעים לתקופות תזרים לחוצות, תעבדו חזק יותר על-מנת לקבל את הכספים המגיעים לכם.
טיפ
בידקו עם רואה החשבון או יועץ המס שלכם, האם אתם נמנים על העסקים אשר יכולים לרשום הכנסות רק עם מועד פירעון התשלום ולא עם קבלתו.
כך לפחות תימנעו מתשלומי מע"מ, מקדמות מס ואף מיסים בגין הכנסה שטרם נתקבלה.
נהלו מלאי
מלאי = כסף.
כסף מנהלים. גם מלאי מנהלים.
למלאי יש נטייה להיות לא מנוהל.
ובינינו, ממתי מלאי מנהל את עצמו. ולכן, יותר נכון לומר:
לבעלי עסקים יש נטייה לא לנהל מלאי.
לא סתם קיימים הרבה מאוד מונחים סביב מלאי:
מלאי מת, מלאי איטי, "בובלים", "עודפים", סבב מלאי, נקודת הזמנה ועוד ועוד. זה כבר עניין למאמר בפני עצמו.
התרגלו לבצע סקירת (סקירה, לא ספירה) מלאי שוטפת.
ראו מה "הולך" – נמכר, ומה פחות.
אל תפחדו להיפרד ואפילו להיפטר ממלאי, גם במחיר של מבצע או הנחה.
פריט מלאי שלא נמכר, גם אם מחירו שקל אחד, זה שקל אחד שלא נמצא בחשבון הבנק שלכם, שלא לדבר על המקום שהוא תופס והמשאבים שהוא מנצל.
זיכרו
מלאי זה נכס עיסקי.
מלאי מת זה נטל עיסקי.
מימון
מימון זה לא בהכרח רע.
השאלה היא איזה ולאלו צרכים?
מרבית העסקים, ככל שהם גדלים, נדרשים ליטול אשראי (חוב לטווח קצר) ואף ללוות כספים (חוב לטווח ארוך), על-מנת לרכוש מלאי, ציוד וכדומה.
כל עוד כספים שאתם מבקשים לקבל באשראי נועדו לממן הפרשים בין אשראי ספקים לאשראי שאתם נותנים ללקוחות – ניחא.
גם כספים שאתם מבקשים ללוות ונועדו לצורכי צמיחה – גם זו התנהלות סבירה.
הכלל הוא פשוט כאשר אתם נוטלים הלוואה עליכם לראות האם וכיצד השימוש של ההלוואה מייצר לכם לפחות את החזר ההלוואה.
אם לא כך – יש בעייה בסיסית במטרת ההלוואה.
אל תפחדו לקחת מימון לטווח ארוך כאשר מדובר על נכס – אמצעי שמייצר או תורם להכנסה.
מאידך, אל תשעבדו את ההון החוזר, שהוא כסף לפעילות עסקית שוטפת, ותעשו בו שימוש לרכישת נכסים לטווח הארוך.
כך רק תפעילו לחץ על ההון החוזר וקווי האשראי של העסק.
הכספים של העסק הם החמצן של העסק.
אם הייתה לכם כמות מוגבלת של חמצן לצורכי קיומכם האישי, הייתם מתנהלים איתו במשורה ובחוכמה.
נהגו כך עם הכספים של העסק – בחוכמה ובמשורה.