לאחר שעסקנו בשאלה: אשראי לקוחות -לתת או לא לתת? והחלטנו למי אנחנו נותנים אשראי וכמה, נכיר את אחד מהכלים החשובים ביותר בניהול השוטף של אשראי הלקוחות – וועדת אשראי לקוחות.
ניהול אשראי לקוחות דורש זמן ומאמץ ויש להתייחס אליו כחלק מפעילות העסק.
אשראי לקוחות משמעו כסף – כסף שעדיין לא גבינו. לעיתים כסף את ההוצאות בגינו כבר שילמנו.
לניהול אשראי לקוחות תרומה ישירה לתזרים המזומנים של העסק.
ריכזנו עבורכם מספר כללים לניהול אשראי באמצעות
וועדת אשראי לקוחות
אחת לתקופה (חודש עד רבעון לכל היותר) יש לכנס את וועדת האשראי.
בוועדת אשראי לקוחות ייקחו חלק כל הגורמים הרלוונטיים בעסק:
- הנהלה
- אנשי החשבונות / הכספי
- ואנשי המכירות
הוועדה תיבחן, בכל אחת מפגישותיה את:
- מסגרת האשראי שהוגדרה ללקוח והאם היא מתאימה;
- תנאי התשלום שסוכמו למול הלקוח;
- האובליגו בפועל, גם אל מול המסגרת שהוגדרה;
- טיב הגבייה מהלקוח – האם נדרשים מאמצים כדי לגבות?
- אופי התשלומים של הלקוח – האם משלם במועדים שהוסכמו?
- היקף הקניות של הלקוח – האם השתנה?
חובה לשים לב לכל שינוי באחד מהפרמטרים הללו.
גם שינוי לטובה לכאורה כגון גידול בקניות, צריך לעלות דיון – מה טיבו ומה מקורו. האם ייתכן כי הועברו קניות אלינו מספק אחר בגלל בעיות תשלומים וכדומה. האם הלקוח אוגר מלאים כי הוא צופה בעיות נזילות?
לקוח המבקש לשנות את תנאי התשלום שלו ומבקש אשראי ארוך או גדול יותר, משדר כי ייתכן ונקלע לקשיים תזרימיים, וכנראה שהוא מתקשה להשיג אשראי ממקורות בנקאיים ואחרים. בעצם הוא מעביר את עול מימון הפעילות שלו עלינו.
בכל ישיבה של וועדת האשראי יש לדון בשאלות הקשות ביותר:
- מה יקרה אם הלקוח לא ישלם במועד?
- מה יקרה אם הלקוח לא ישלם כלל?
- האם העסק יכול להתמודד עם אי-קבלת תשלום?
- האם סך האובליגו של הלקוח נכון ומתאים?
די בכך שאחת מתשובות מעלה חשש, כדי ל-"חשב מסלול מחדש".
הניהול השוטף של אשראי הלקוחות הינו כלי מהותי בניהול כל עסק.
קיומה של וועדת אשראי ופעילות סדירה שלה, תבטיח כי אשראי הלקוחות והגבייה מהם יהיו מסודרים ומוסדרים וימנעו הפתעות.